Output-Management – wissen Sie, was das ist? Darunter versteht man die effiziente Verwaltung und Steuerung von Druck- und Versandprozessen für die geschäftliche Kommunikation – insbesondere im Zusammenhang mit physischen (also gedruckten) Mailings, wie z. B. Briefen, Rechnungen oder Werbesendungen. Um hier einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen, unterstützt uns das Output-Management bei verschiedenen Aufgaben wie Datenaufbereitung, Druck, Kuvertierung, Versand und Archivierung.

Ziel des Output-Managements ist es, Abläufe zu verbessern, menschliche Fehler zu minimieren, Kosten zu reduzieren, Kundenkommunikation zu individualisieren und die Effizienz zu steigern. Dies wird durch den Einsatz spezieller Software erreicht, die die genannten Aufgaben automatisiert.

Datenzusammenführung aus Druckdatenströmen

Das Zusammenführen von Daten aus Druckdatenströmen spielt eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht, personalisierte Dokumente für verschiedene Zielgruppen zu erstellen. Ihre Dokumente können individuell angepasst werden: Angefangen bei einfachen Personalisierungen, wie Namen und Adressen, bis hin zu komplexeren Anpassungen, um maßgeschneiderte und individuell auf den Empfänger angepasste Schreiben zu erstellen.

PDF-Archivierung

Sie sind auf der Suche nach einer gestellten Rechnung, können die Datei aber nicht finden? Solche Situationen können ganz leicht der Vergangenheit angehören, denn die PDF-Archivierung des Main-LetterShops auf Einzel-PDF-Dateien mit Wunschdateinamen ermöglicht es Ihnen, die Dateien nach einem sinnvollen und leicht verständlichen Schema zu benennen. Das erleichtert Ihnen die spätere Suche ungemein. Die Archivierung der PDF-Dateien erfolgt selbstverständlich revisionssicher. Das heißt, dass die gespeicherten Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar sind. Besonders relevant ist das bei Rechnungen, Lieferscheinen oder Preisanpassungen. Jede kleinste Änderung oder Aktualisierung an einem Dokument wird protokolliert und es gibt klare Regeln und Sicherheitsmechanismen, um sicherzustellen, dass die archivierten Daten unverändert bleiben. Der Vorteil von PDF-Dokumenten ist, dass es sich um ein gängiges und weit verbreitetes Dateiformat handelt, das gewährleistet, dass der Text, die Bilder und die Formatierung immer gleichbleiben.

Omni-Channel

Omni-Channel bedeutet, dass wir Ihre Dokumente – je nachdem, was Sie bevorzugen – auf unterschiedlichen Wegen „verschicken“ können:

• ausgedruckt, kuvertiert und per Post zugestellt
• digital als E-Mail verschickt
• digital als Datei in verschiedenen Dateiformaten abgespeichert

Dabei müssen Sie sich keinesfalls auf einen einzigen Weg festlegen. Ihre Wahl kann innerhalb eines Versandauftrags auch auf verschiedene Kanäle fallen. Der Lettershop speichert für Sie, auf welche Weise jedes Dokument verschickt wurde. Dies ermöglicht Ihnen eine umfassende Rückverfolgbarkeit der Dokumentenzustellung.